ÚČTOVNÉ DOKLADY

 

INFORMÁCIA O SPRACÚVANÍ OSOBNÝCH ÚDAJOV PRE DOTKNUTÉ OSOBY

ÚČTOVNÉ DOKLADY

 

podľa čl. 13 Nariadenia Európskeho parlamentu a rady (EU) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov

 

Bezpečnosť Vašich osobných údajov je pre nás veľmi dôležitá, preto s nimi zaobchádzame veľmi starostlivo. Cieľom tejto informácie je poskytnúť Vám informácie o tom, aké osobné údaje o Vás spracúvame na účely vedenia agendy účtovných dokladov, ako s nimi zaobchádzame, komu ich môžeme poskytnúť, kde môžete získať ďalšie informácie o Vašich osobných údajoch a uplatniť Vaše práva pri spracúvaní osobných údajov.

 

Naša spoločnosť sa zaväzuje spracúvať osobné údaje dotknutých osôb v súlade s Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. 4. 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (ďalej len „Nariadenie“) a zákonom č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov v platnom znení (ďalej len „zákon“), ktoré sú účinné od 25.05.2018. Spoločnosť všetky osobné údaje považuje za prísne dôverné a je s nimi nakladané v súlade s platnými právnymi normami v oblasti ochrany osobných údajov.

 

1.       Účel spracúvania osobných údajov:

Spracúvanie osobných údajov dotknutých osôb za účelom fakturácie dotknutých osôb, vedenia účtovných dokladov, zmlúv a objednávok klientov pri zavedení a plnení predzmluvných a zmluvných vzťahov.

 

2.       Zákonnosť spracúvania osobných údajov:

Osobné údaje sa spracovávajú na základe článku 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia Európskeho Parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov).

 

3.       Zákonná povinnosť spracúvania osobných údajov:

Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov

Zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov

Zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov

Zákon č. 145/1995 Z. z. o správnych poplatkoch v znení neskorších predpisov

Zákon č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník v znení neskorších predpisov

Zákon č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov

 

4.       Forma spracúvania osobných údajov:

Automatizované spracovávanie osobných údajov: SW ABRA.

Poloautomatizované spracovávanie osobných údajov: MS OFFICE.

Neautomatizované spracovávanie osobných údajov: zmluvy, faktúry, objednávky.

 

5.       Zoznam osobných údajov:

Meno a priezvisko zdaniteľnej osoby alebo názov zdaniteľnej osoby, adresu jej sídla, miesta podnikania, prevádzkarne, bydliska alebo adresu miesta, kde sa obvykle zdržiava, a jej identifikačné číslo pre daň, pod ktorým tovar alebo službu dodala, alebo meno a priezvisko príjemcu tovaru alebo služby alebo názov príjemcu tovaru alebo služby, adresu jeho sídla, miesta podnikania, prevádzkarne, bydliska alebo adresu miesta, kde sa obvykle zdržiava, a jeho identifikačné číslo pre daň pod ktorým mu bol dodaný tovar alebo pod ktorým mu bola dodaná služba číslo bankového účtu fyzickej osoby.

 

6.       Dotknuté osoby:

Zamestnanci, zamestnanci dodávateľov tovaru a služieb, fyzické osoby, ktorým vznikla povinnosť uhradiť dodanú službu.

 

7.       Lehoty uloženia osobných údajov:

Obchodné podmienky nákupov a dodávok- 5 rokov

Obchodné príležitosti (vyhľadávanie)- 2 roky

Dopyty- 5 rokov

Ponuky- 3 roky

Ceny- 3 roky

Zákazníci- 3 roky

Obchodné zmluvy a dohody- 5 rokov (po strate platnosti zmluvy alebo dohody)

Faktúry- 10 rokov

Kniha doručených a odoslaných faktúr alebo iná evidenčná pomôcka- 10 rokov

Dodávateľské a odberateľské dokumenty (jednotlivo)- 10 rokov,

Kniha objednávok- 10 rokov,

Výdajky a prevodky- 5 rokov,

Odvody do fondov (mesačne)- 10 rokov,

Pokladničné doklady a knihy, vrátane limitu pokladničnej hotovosti- 10 rokov,

Účtovníctvo, ročná účtovná závierka, hlavná kniha- 10 rokov,

Bankové doklady (vrátane výpisov a hromadných prevodných príkazov)- 10 rokov,

Bankové výpisy (bežného účtu, investičných prostriedkov, sociálneho fondu)- 10 rokov,

Doklady súvisiace s evidenciou majetku, vrátane leasingu- 5 rokov,

Colné hlásenia, styk s colnicami- 10 rokov,

Porušenie finančnej a cenovej disciplíny- opatrenia- 5 rokov,

Hospodárske zmluvy (dodávka energií)- 10 rokov,

Skladová agenda (výdavky, príjemky)- 5 rokov,

Telekomunikačná agenda (výpisy, záručné listy a pod.) vrátane správy mobilných telefónov, a controllingu- 5 rokov,

Nájomné zmluvy- 10 rokov,

Nákup strojov a zariadení- 5 rokov.

 

8.       Oprávnený záujem prevádzkovateľa:

Spracúvanie osobných údajov za účelom oprávnených záujmov prevádzkovateľa sa nevykonáva.

 

9.       Postup osobných údajov dotknutých osôb do tretích krajín:

Osobné údaje sa do tretích krajín neposkytujú.

 

10.    Technické a organizačné bezpečnostné opatrenia:

Organizačné a technické opatrenia na ochranu osobných údajov sú spracované v interných predpisoch prevádzkovateľa. Bezpečnostné opatrenia sú vykonávané v oblastiach fyzickej a objektovej bezpečnosti, informačnej bezpečnosti, šifrovej ochrany informácií, personálnej, administratívnej bezpečnosti a ochrany citlivých informácií, s presne definovanými právomocami a povinnosťami uvedenými v bezpečnostnej politike.

 

11.   Príjemcovia osobných údajov (tretie strany):

Tretie strany

Právny základ

Daňový úrad

Zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov, zákon o dani z pridanej hodnoty 222/2004 Z. z. v znení neskorších predpisov.

Iný oprávnený subjekt

na základe článku 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia Európskeho Parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov).

 

12.   Kategória osobných údajov:

Bežné osobné údaje.