INFORMÁCIA O SPRACÚVANÍ OSOBNÝCH ÚDAJOV PRE DOTKNUTÉ OSOBY

 SPRÁVA REGISTRATÚRY – SÚKROMNÝ SEKTOR

 

podľa čl. 13 Nariadenia Európskeho parlamentu a rady (EU) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov

 

Bezpečnosť Vašich osobných údajov je pre nás veľmi dôležitá, preto s nimi zaobchádzame veľmi starostlivo. Cieľom tejto informácie je poskytnúť Vám informácie o tom, aké osobné údaje o Vás spracúvame na účely správy registratúry, ako s nimi zaobchádzame, komu ich môžeme poskytnúť, kde môžete získať ďalšie informácie o Vašich osobných údajoch a uplatniť Vaše práva pri spracúvaní osobných údajov.

 

Naša spoločnosť sa zaväzuje spracúvať osobné údaje dotknutých osôb v súlade s Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. 4. 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (ďalej len „Nariadenie“) a zákonom č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov v platnom znení (ďalej len „zákon“), ktoré sú účinné od 25.05.2018. Spoločnosť všetky osobné údaje považuje za prísne dôverné a je s nimi nakladané v súlade s platnými právnymi normami v oblasti ochrany osobných údajov. 

 

1.       Účel spracúvania osobných údajov:

Osobné údaje sa spracúvajú za účelom správy registratúry, archivovania dokumentov, a využívania štátnej webovej aplikácie www.slovensko.sk.

 

2.       Zákonnosť spracúvania osobných údajov:

Osobné údaje sa spracovávajú na základe článku 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia Európskeho Parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov).

 

3.       Zákonná povinnosť spracúvania osobných údajov:

Zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 305/2013 Z. z. Zákon o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente). 

 

4.       Forma spracúvania osobných údajov:

Poloautomatizované spracovanie osobných údajov: MS OFFICE.

Neautomatizované spracovávanie osobných údajov: kniha došlej a odoslanej pošty, spisy, dokumentácia.

 

5.       Zoznam osobných údajov:

Titul, meno, priezvisko, podpis, adresa, e-mailová adresa, telefónne číslo.

 

6.       Dotknuté osoby:

Fyzické osoby – odosielatelia a prijímatelia korešpondencie, štatutárny orgán prevádzkovateľa, osoby, ktorých osobné údaje sa nachádzajú v archíve.

 

7.       Lehoty uloženia osobných údajov:

Bežná korešpondencia- 2 roky,

Záznamy z pracovných stretnutí a pracovných ciest – 5 rokov,

Správa registratúry (evidenčné pomôcky, vyraďovanie dokumentov a pod.) – 10 rokov

Kniha došlej a odoslanej pošty – 2 roky,

Korešpondenčné údaje, ktoré sú súčasťou spisu klienta – 10 rokov.

 

8.       Oprávnený záujem prevádzkovateľa:

Spracúvanie osobných údajov za účelom oprávnených záujmov prevádzkovateľa sa nevykonáva.

 

9.       Postup osobných údajov do tretích krajín:

Osobné údaje sa do tretích krajín neposkytujú.

 

10.    Technické a organizačné bezpečnostné opatrenia:

Organizačné a technické opatrenia na ochranu osobných údajov sú spracované v interných predpisoch prevádzkovateľa. Bezpečnostné opatrenia sú vykonávané v oblastiach fyzickej a objektovej bezpečnosti, informačnej bezpečnosti, šifrovej ochrany informácií, personálnej, administratívnej bezpečnosti a ochrany citlivých informácií, s presne definovanými právomocami a povinnosťami uvedenými v bezpečnostnej politike.

 

11.   Kategória osobných údajov:

Bežné osobné údaje. 

 

12.   Príjemcovia osobných údajov (tretie strany):

 

Tretie strany

Právny základ

Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky

(príslušný archív)

Zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov

Iný oprávnený subjekt

Všeobecne záväzný právny predpis v zmysle § 13 ods. 1 písm. c) zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov